Firma prowadzi księgi rachunkowe. Czy wystarczy, że na fakturze jest określone, iż dotyczy np. opłaty leasingowej, czy muszę coś jeszcze opisywać? Mam też faktury, które dotyczą materiałów branych na różne budowy. Czy mogę tylko napisać, że przeznaczone są one na bieżące roboty? Jak prawidłowo opisać faktury np. za narzędzia? – pyta czytelnik Gazety Podatkowej.

Opisywanie dowodów księgowych jest związane z koniecznością ich kontroli i prawidłowej dekretacji. Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.), dowody księgowe powinny być:

1) rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,

2) kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz

3) wolne od błędów rachunkowych.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód dokumentuje faktyczny obraz operacji gospodarczej. Dokonuje jej zazwyczaj kierownik jednostki lub kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przeprowadzenie danej operacji gospodarczej. Jeśli w jednostce główny księgowy ma wystarczającą wiedzę, by dokonywać kontroli merytorycznej, może to robić.
Podczas takiej kontroli na dowodzie wprowadza się opis zdarzenia gospodarczego umożliwiający potem odpowiednią dekretację. Opisywanie dowodów, oprócz wskazania ich prawidłowego ujęcia w księgach, ma też znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli zewnętrznej lub wewnętrznej przeprowadzanej w firmie - pozostawia „ślad" na dowodzie pozwalający np. po kilku latach przyporządkować go do właściwych operacji, które dokumentował.

Kontrola formalna dotyczy ustalenia, czy dany dowód księgowy jest poprawnym i legalnym dokumentem w świetle przepisów prawnych. Z kolei kontrola rachunkowa ma na celu sprawdzenie poprawności danych liczbowych zawartych w dowodzie. W tym zakresie dowody może analizować wyznaczony pracownik działu księgowości.
Zakres kontroli dowodów księgowych, sposób ich opisywania, terminy obiegu dokumentów itp. jednostka ustala we własnym zakresie, dostosowując je do własnych potrzeb.

Faktury kosztowe dotyczące opłat leasingowych, materiałów budowlanych oraz narzędzi, powinny być opisane w sposób niebudzący wątpliwości co do ich kwalifikacji. Opłaty leasingowe mogą dotyczyć auta wykorzystywanego na cele działalności operacyjnej, ale też na cele konkretnej budowy realizowanej przez jednostkę, czy na potrzeby zarządu. Koszty zakupu materiałów w przypadku realizowania kilku robót budowlanych muszą być przyporządkowane do właściwej z nich. Podobnie jest z narzędziami - mogą one stanowić środki trwałe jednostki, po spełnieniu warunków wskazanych w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, lub np. zostać odniesione w koszty działalności operacyjnej. Słowny opis na fakturach kosztowych powinien być na tyle wyczerpujący, by jednoznacznie wskazywał sposób ich ujęcia w księgach rachunkowych.

źródło: http://www.baza-wiedzy.pl/press_show_category,14496,opisywanie-faktur-kosztowych.html